Le giuste caratteristiche di uno sponsor di progetti

Fonte: Bourton Group

Quali sono le giuste caratteristiche di uno sponsor di progetti Lean o di cambiamento?

É stato richiesto a Mike Notman di fornire alcune indicazioni riguardo l’importanza della scelta di uno sponsor adeguato nella realizzazione di un programma di cambiamento. Mike è uno specialista con molta esperienza in sviluppo organizzativo e gestione del cambiamento. Probabilmente è più noto per il suo approccio impegnativo nella crescita dei leaders e dei team affinché sostengano un cambiamento complesso che determini una trasformazione culturale.

Quali sono le caratteristiche di un buon sponsor di progetti Lean o di cambiamento?

Per oltre 40 anni i consulenti del Gruppo Bourton hanno lavorato con le organizzazioni per aiutarle ad implementare programmi di cambiamento Lean, Six Sigma e di Sviluppo Organizzativo. Durante questo periodo ci siamo abituati a valutare la probabilità che l'organizzazione scegliesse lo sponsor giusto per il programma di cambiamento. Ecco alcuni degli elementi o caratteristiche che cerchiamo in uno sponsor:

• Potere organizzativo per legittimare il cambiamento con lo staff di progetto e le persone che ne saranno interessate. 
• Un sufficiente grado di sofferenza riguardo la situazione attuale. 
• Una chiara definizione di ciò che deve essere cambiato. 
• Una conoscenza approfondita delle risorse organizzative (tempo, denaro, persone, ecc.) necessarie per una corretta attuazione del programma, e la capacità e volontà di sostenere ciò che è necessario per il progetto. 
• La capacità di apprezzare pienamente ed entrare in empatia con il cambiamento che si chiede alle persone ed al loro modo di operare. 
• La capacità e la volontà di dimostrare una forma di pubblico sostegno necessario per trasmettere un forte impegno organizzativo per il cambiamento. 
• La capacità e volontà di incontrare privatamente risorse o gruppi chiave e trasmettere loro un forte sostegno personale per il cambiamento.

La sponsorizzazione è fondamentale affinché il processo di cambiamento abbia esito positivo. 

All’interno dello staff non avverrà un cambiamento significativo senza la dimostrazione di un impegno adeguato da parte degli sponsor. Sponsor deboli vanno educati o sostituiti, o il fallimento è inevitabile. Quando gli sponsor, che non hanno una piena comprensione delle implicazioni del cambiamento, non sono disposti o non sono in grado di prendere le decisioni necessarie a proteggere le risorse critiche o di soddisfare le loro esigenze di ruolo, essi devono essere educati o sostituiti. In caso contrario, lo sforzo del cambiamento non riuscirà a raggiungere i suoi obiettivi prefissati.

Una caratteristica interessante del cambiamento all'interno delle organizzazioni è il fatto che la sponsorizzazione non può essere delegata a chi attua il cambiamento stesso. La sponsorizzazione può essere delegata solo a coloro che hanno il potere di legittimarlo; pertanto, non può essere delegata a chi agisce direttamente. Chi opera il cambiamento può essere responsabile della sua attuazione, ma non gli si deve mai chiedere di legittimarlo.

Alcuni casi suggeriscono che ci sono diversi ruoli nella sponsorizzazione, avviare, sostenere e diffondere. Gli sponsor che avviano e sostengono il programma di cambiamento non devono mai tentare di soddisfare le reciproche funzioni. Gli sponsor dell’avvio hanno il potere organizzativo per iniziare il processo di cambiamento. Gli sponsor “sostenitori”, invece, possono supportare il processo di cambiamento perché avvertono l’importanza logistica, economica, e politica degli obiettivi. La sponsorizzazione della diffusione deve essere stabilita e mantenuta. Deve esistere una diffusione a cascata, una linea diretta di sponsorizzazione attiva dagli sponsor di avvio agli sponsor di sostegno, o lo sforzo del cambiamento non riuscirà a raggiungere il suo obiettivo.

Fase Introduttiva

Il Gruppo Bourton usa la Valutazione degli Sponsor come Fase Iniziale del programma di cambiamento. Il nostro è uno strumento interattivo per la valutazione del livello di impegno degli sponsor del progetto - le persone incaricate di autorizzare l'iniziativa. Lo strumento valuta 15 aspetti critici dell’impegno dello sponsor, tra cui il grado di insoddisfazione degli individui rispetto allo stato attuale, la loro comprensione dell’impatto a lungo termine del cambiamento, e la volontà della persona a svolgere ruoli pubblici e privati ​​per sostenere lo sforzo per il cambiamento.

É bene ricordare che il livello di sponsorizzazione per una particolare iniziativa può cambiare rapidamente, soprattutto perché nuovi progetti si aggiungono all'interno di un'organizzazione. É importante vigilare costantemente sull'impegno di uno sponsor. 

Quando riscontriamo un rischio elevato dalla nostra valutazione, esistono maggiori probabilità che il progetto fallisca piuttosto che venga pienamente realizzato. In questi casi si hanno a disposizione tre opzioni:

• Rafforzare la sponsorizzazione - Utilizzare una retroazione per aiutare gli sponsor a comprendere meglio e valutare la natura critica del loro ruolo. 
• Identificare Sponsorizzazioni Alternative - Identificare qualche altra persona, o gruppo di persone, che abbia il potere di legittimare il cambiamento e che garantisca il suo appoggio come sponsor. 
• Prepararsi a Fallire - Di fronte a queste circostanze, chi opera il cambiamento dovrebbe prendere in considerazione l'interruzione del progetto o alterare in modo significativo gli obiettivi in modo che possano essere sviluppate nuove prospettive sul tema. Se, per motivi politici, c'è pressione per continuare il progetto senza queste alterazioni, sarebbe opportuno prepararsi ad affrontare i problemi che si porranno quando il progetto non riuscirà a produrre i risultati attesi.

Un supporto parziale o provvisorio dello sponsor non implica sempre un fallimento nella realizzazione del cambiamento, ma ne aumenta le possibilità. Ciò significa certamente che la sua attuazione risulterà più complicata. Questo deve essere un avviso per le seguenti possibilità:

• Lo sponsor può avere un impegno intellettuale per il cambiamento, ma non riesce a cogliere il pieno significato di ciò che è necessario per la sua corretta attuazione. 
• Il sostegno dello sponsor per il cambiamento potrebbe deteriorarsi rapidamente e con poco preavviso. 
• Una notevole quantità di tempo e sforzo dovrà essere investita nell’educazione e nel sostentamento dello sponsor.

Rob Walley